合肥市办理职工、机关退休必须核验人事档案，核心缺失招工审批表、转正定级表、下乡审批表等关键材料无法正常认定视同工龄，严重时暂时不能申报退休；档案存放分四类：在职人员档案在现单位、破产改制企业档案归集至属地档案馆/工信局、灵活就业档案托管在合肥市人才中心、早年下乡档案存放在市县区档案馆；档案遗失优先按存放层级逐级调取原始存根复印件并加盖存档单位公章，加盖公章档案视同原件用于退休审核。
案例1：瑶海破产机械厂退休张某，档案招工表遗失，去瑶海区档案馆调取企业招工花名册，盖章后顺利认定工龄退休。
案例2：包河下乡老人李某，档案全部丢失，合肥市档案馆调取下放审批档案，补齐5年知青视同年限。
案例3：肥西改制供销社职工王某，档案托管县人才中心缺定级表，供销社留守处调出存档复印件。
案例4：蜀山灵活就业赵某，档案自存遗失，早年国企档案存入市档案馆，凭身份证调取用工台账。
案例5：长丰临时工周某，无任何存档资料，无法补办招工档案，无视同年限只按实际缴费办退休。
档案补办周期一般7–15个工作日，临近退休提前半年启动档案核查，预留补办时间；无法调取任何存档资料的参保人，只能放弃视同缴费认定，仅按实际缴费年限核算养老金；居民养老退休不需要人事档案，仅凭身份证即可申报办理，不受档案遗失影响。