异地人事档案正规流转仅限机要邮政渠道邮寄，严禁个人自带、普通快递寄送职工人事档案，外省原参保单位、档案馆通过机要通信将档案寄至合肥对应区县人社档案管理中心；档案到账后工作人员核验档案完整性，依据原始档案认定视同工龄、特殊工种、出生年月等退休关键信息；档案缺失关键材料的通知原存档单位补充材料后再次机要邮寄；个人自带档案人社原则上不予采信，无法作为退休审核依据。
案例1：经开区河南务工张某，原单位机要邮寄人事档案至经开人社，档案齐全顺利认定12年视同工龄。
案例2：蜀山李女士江苏档案邮寄缺招工表，江苏档案馆补材料后二次机要寄送。
案例3：肥东王某外省档案个人自带，人社不予受理，回原地走机要重新邮寄。
案例4：包河周某档案完整机要到账，当月完成档案审核同步申报退休。
案例5：新站赵某分两批次邮寄零散档案，全部到齐后统一核算退休待遇。
机要邮寄周期普遍15~30个工作日，临近退休提前预留邮寄时间；机关事业单位档案流转同样执行机要邮寄规则；档案接收后统一归档入库，不再退回原存档单位。