合肥市企业职工办理正常退休、特殊工种退休、视同缴费年限认定等业务时，人事档案是核心审核材料，社保部门以档案原始记录作为认定工龄、工种、入伍经历、上山下乡、视同缴费年限的唯一依据。合肥职工档案主要由原工作单位、公共就业人才服务机构、街道社区统一托管管理，个人严禁私自拆封、涂改档案材料。
案例1：合肥国企职工档案由原单位统一保管，办理退休时单位协助调取档案配合审核。
案例2：合肥灵活就业人员档案托管在人才中心，退休前本人申请调取档案用于资格审核。
案例3：合肥参保人存在军龄、老工龄，依靠档案记录认定视同缴费年限。
案例4：合肥职工档案部分材料缺失，按要求补充原始证明材料后完成退休审核。
案例5：合肥跨单位流动人员，档案随劳动关系流转，退休前归集至一处统一审核。
合肥不同就业形态人员的档案托管主体不同：国有、集体企业在职职工，档案一般由本单位档案室保管；私企、离职人员、灵活就业人员，档案大多托管在合肥市及各区公共人才服务中心、就业管理机构；下岗、失业人员档案多由户籍所在地街道、社区托管。办理退休手续前，社保经办机构会明确要求调取个人完整人事档案，审核内容包含：劳动合同、招工登记表、工龄认定表、工资表、特殊工种登记表、入伍退伍材料、奖惩记录、离职证明等原始纸质材料。其中，视同缴费年限完全依靠档案原始记录认定，没有档案佐证，无法核算对应工龄和养老待遇，这也是档案最重要的作用。特殊工种提前退休、因病提前退休，更是需要档案明确记载工种、工作年限、病历等信息，无档案一律不予办理。档案调取流程：首先确认档案存放地点，再由本人或单位经办人携带身份证、社保卡、退休申请表，前往档案托管机构办理档案借阅、移交手续，将档案提交至人社退休审核窗口。档案属于涉密人事材料，调取全程密封流转，个人不得私自拆封，拆封后的档案会直接失效，需要重新核验补办。如果发现档案材料缺失、记载不清、名字音同字不同等问题，需要回到原工作单位、当年主管部门查找原始存根、证明材料，逐项补充完善。档案长期遗失、无法找回的，会严重影响退休办理和待遇认定，建议职工提前确认自身档案存放位置，定期核查档案完整性。职工在合肥市内跨区县、跨企业流动，档案可随劳动关系正常转接；跨省流动就业人员，档案一般单独托管，不跟随社保关系转移，退休前单独调取审核。退休手续办结后，档案会退回原托管单位继续保管，部分退休人员档案转至户籍街道管理。临近法定退休年龄的参保人员，建议提前36个月梳理档案情况，排查缺失材料，避免临近退休因档案问题延误办理。很多年轻职工忽视人事档案管理，等到办理退休、职称评定、工龄认定时才发现问题，日常务必重视档案托管与保管。